アンケートのお願いメールの書き方｜対象別の例文も紹介

アンケートのお願いメールの目的

アンケートのお願いメールの目的は、調査の目的、回答方法、回答条件を対象者へ伝え、協力を依頼することです。調査目的と協力を求める理由を明確に伝えることで、対象者から質の高い回答を得やすくなります。収集した顧客や社内メンバーの意見は、サービス改善や施策の検討に活用できます。

アンケートのお願いメールの書き方

アンケートのお願いメールには、調査目的、所要時間、設問数、回答期限、回答URL、問い合わせ先を簡潔に記載します。受信者が回答の必要性と負担を判断できる構成にすることが重要です。

目的・利用用途

アンケートを依頼する際は、収集したデータや意見をどのような目的で利用するのかを明記します。「新商品の開発」や「サービスの利便性向上」など、具体的な用途を伝えることで回答者の納得感が高まり、協力を得やすくなります。利用目的が不透明な依頼は回答を敬遠する原因となるため、冒頭で簡潔に提示することが大切です。

所要時間・設問数

アンケートの所要時間とは、回答開始から完了までに必要な目安時間です。所要時間と設問数は、メール内に具体的に明記します。「約3分で完了」「全5問」といった具体的な数値を示すことで、回答者は回答に必要な時間や作業量を事前に把握できます。所要時間がわからないアンケートは回答を後回しにされやすいため、負担感が少ないことをアピールして回答への心理的ハードルを下げることが有効です。

回答期限

回答期限とは、アンケートの回答受付を終了する日時です。日付だけでなく曜日や時刻までわかるように記載します。「〇月〇日（〇）23:59まで」などと具体的に記載することによって、回答の後回しを防ぐ効果が期待できます。期限設定が曖昧な場合や期間が長すぎる場合は優先度が下がってしまうため、対象者や設問数、調査目的を踏まえ、回答に必要な期間を設定してください。

問い合わせ先

問い合わせ先とは、回答方法や調査内容について確認するための連絡窓口です。依頼メールの末尾に、会社名、部署名、担当者名、連絡先（メールアドレスや電話番号）を明確に記載します。不具合や疑問が生じた際の連絡窓口を提示することで回答者の不信感を軽減でき、企業としての信頼性や透明性を高めることができます。

回答URL

回答URLとは、アンケートの回答フォームへ移動するためのリンクです。受信者がすぐに見つけられるよう、メール本文中の目立つ位置に配置します。URLの前後に改行を入れたり「▼回答はこちら」などの誘導テキストを添えたりして、回答者にとってわかりやすくする工夫が効果的です。誤クリックを防ぐため、リンク設定が正しく機能しているか送信前に確認しましょう。

【対象別】アンケートのお願いに使える例文

アンケートのお願いメールは、顧客、社内、学生など、送信相手との関係に合わせて文面を調整します。以下では、対象別の例文を紹介します。

顧客向けの例文

顧客向けの依頼メールでは、サービス改善への活用目的、所要時間、回答期限、回答URL、謝礼の有無を簡潔に記載します。

〇〇様

いつも「サービス名」をご利用いただき、誠にありがとうございます。
〇〇株式会社の担当〇〇でございます。

この度、サービスの品質向上を目指し、ご利用中のお客様を対象に満足度アンケートを実施することとなりました。
皆様から頂戴した貴重なご意見は、今後の機能改善やサポート体制の充実に活用いたします。

大変お忙しいところ恐れ入りますが、以下のURLよりご協力いただけますようお願い申し上げます。

■アンケート概要
・所要時間：約3分（全5問）
・回答期限：〇月〇日（〇）23:59まで
・回答フォーム：https://example.com/survey

■特典について
期日までにご回答いただいた方へ、感謝の印として選べる「電子マネーギフト500円分」を進呈いたします。

ご入力いただいた情報は弊社のプライバシーポリシーに基づき厳重に管理し、本調査以外の目的では使用いたしません。

【お問い合わせ先】
〇〇株式会社 カスタマーサポート部
担当：〇〇
Email：support@example.com

社内向けの例文

社内向けの依頼メールでは、調査目的と回答内容の取り扱いを明示し、率直な意見を回答しやすい文面にします。

従業員の皆様

お疲れ様です。人事部の〇〇です。

社内制度および業務環境の改善を目的として、全従業員を対象としたアンケート調査を実施いたします。
皆様の率直なご意見を集計し、今後の働きやすい職場づくりや労働環境の改善施策に反映させていく予定です。

業務の合間にお時間をご調整いただき、期限内に回答ページよりご協力をお願いいたします。

■実施概要
・所要時間：約5分（全7問）
・回答期限：〇月〇日（〇）18:00まで
・回答用URL：https://internal.example.com/survey

※本アンケートは匿名で集計され、回答内容によって個人の特定や評価への影響が生じることはございません。現場で感じている課題や改善要望を気兼ねなくご回答ください。

何か不明な点がございましたら、人事部担当までご連絡をお願いいたします。

【問い合わせ窓口】
人事部：〇〇
内線：1234／メール：jinji@example.com

学生向けの例文

学生向けの依頼メールでは、研究目的、回答対象、所要時間、回答データの利用範囲を明記します。

〇〇大学 〇〇様

突然のご連絡にて失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇年生の〇〇と申します。

現在、ゼミの研究課題として「大学生の就職活動における意識変化」をテーマに卒業論文の執筆を進めております。
そのデータ収集の一環として、学生の皆様の実態を把握するためのアンケート調査を実施しております。

ご多忙中大変恐縮ですが、研究の精度向上のため、アンケートへのご協力をお願いできますと幸いです。

■アンケート詳細
・所要時間：約3分（選択式8問）
・回答期限：〇月〇日（〇）まで
・回答用URL：https://student.example.com/survey

ご回答いただいた内容はすべて統計的に処理し、学術研究の目的以外に使用することは一切ございません。また個人が特定される形で公表されることもございません。

【お問い合わせ先】
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
氏名：〇〇 〇〇
Email：student@example.ac.jp

アンケートのお願いメールに記載する内容は、送信する対象によって異なります。対象別のポイントを比較すると、以下のとおりです。

アンケートのお願いを工夫して回答率を高めるポイント

アンケートの回答率を高めるには、依頼文、送信時間、設問数、回答への動機付けなどの観点を確認します。以下では、4つの観点から具体的な方法を説明します。

依頼文を簡潔にして回答者の負担を抑える

アンケートの依頼文は、目的、所要時間、期限、回答URLに要点を絞ります。長文のメールは読む負担が大きくなり、回答前の離脱につながる場合があります。挨拶や導入は最小限に留め、重要項目を箇条書きなどでわかりやすく提示することで、回答者の負担を軽減できます。

回答しやすい時間帯にアンケートのお願いを送信する

配信時間は、対象者がメールを確認しやすい時間帯を想定して設定します。BtoB向けであれば平日の業務開始直後や昼休憩前後、一般消費者向けであれば休日の前日や夕方以降の時間帯が適しています。開封されやすいタイミングを考慮して送信することで、メールを確認してもらいやすくなる可能性があります。配信後は開封率や回答率を確認し、次回の配信時間を調整します。

設問数を抑えた回答フォームを作成する

回答フォームとは、設問を表示し、回答を入力・送信するための画面です。回答フォームは、調査目的に必要な設問へ絞り、短時間で回答できる構成にします。設問数が多すぎると途中で離脱されるリスクが高まります。選択式を中心に構成し、記述式を減らすなどの工夫を行うことでストレスなく回答を進められます。本当に必要な情報だけを抽出できるよう、設問の精査を事前に行い、優先度の低い質問は削除しましょう。

アンケート謝礼や調査結果のフィードバックを提示する

アンケート謝礼とは、回答への協力に対して提供する金品や特典です。調査結果のフィードバックとは、アンケートで集計した結果や、それを受けた改善内容を回答者へ共有することです。謝礼の提供や調査結果の共有は、回答者にアンケートの目的や参加意義を伝える際の要素の一つです。実施する場合は、対象者、提供条件、共有時期を明示します。

アンケートの回答率を高めるための改善策を整理すると、以下のとおりです。

アンケートのお願いで避けるべき内容

アンケートのお願いメールでは、長すぎる文章、無関係なリンク、個人情報の説明不足を避けます。送信前に以下の3点を確認します。

長すぎる文章や目的がわからない依頼文を避ける

依頼文は、冒頭で調査目的と回答してほしい内容がわかる長さにまとめます。何のための調査かわからない依頼文や、スクロールしなければ全体を把握できない長文は読者の警戒心を強めるため避けてください。

アンケートと無関係なURLや情報の掲載を避ける

回答に不要な情報は掲載せず、回答URLを見つけやすくします。本文中にアンケートフォーム以外のリンクやPR情報を過剰に載せると、回答者の意識が散漫になり、リンクの押し間違いや混乱を招く原因になります。プライバシーポリシーや問い合わせ先など、必要な情報は目的を明確にして掲載します。

個人情報の利用目的を明記して適切に取り扱う

個人情報の利用目的とは、取得した氏名や連絡先などを何のために使用するかを示すものです。個人情報を取得する場合は、利用目的、管理方法、問い合わせ先を明記します。個人情報の扱いに関する説明がないメールは不信感を与え、回答をためらわせる原因になります。回答者が情報の取り扱いを確認でき、安心して回答できる環境を整えます。

まとめ

アンケートのお願いメールは、回答率を高めるために、目的や所要時間、回答期限、回答URLなどをわかりやすく記載することが重要です。顧客・社内・学生など対象に応じて文面を調整し、回答者の負担を減らす工夫も取り入れましょう。謝礼や結果のフィードバックを活用し、個人情報の取り扱いにも配慮することで、安心して回答してもらえる依頼文を作成できます。

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